Preis auf Anfrage.
Drei Worte, die in der Sozialwirtschafts-IT zum Standard geworden sind. Drei Worte, die mehr verraten, als sie verbergen.
Wenn Sie eine Einrichtungsleitung sind und gerade prüfen, mit welchem Tool Sie die Hilfeplanung Ihres Trägers digital begleiten könnten, kennen Sie das Spiel. Sie öffnen die Website eines Anbieters. Sie scrollen. Sie suchen die Preise. Sie finden ein Kontaktformular und einen Satz, der etwa so geht: „Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot."
Was nett klingt, bedeutet in der Praxis: Sie geben Ihre Daten ab, eine Vertrieblerin meldet sich, ein Termin wird vereinbart, ein Webinar wird angeboten, ein zweiter Termin folgt. Irgendwann – meist nach drei bis fünf Stunden investierter Zeit Ihrer Leitung – fällt eine Zahl. Sie haben in dem Moment keine Vergleichsbasis. Sie haben Zeit investiert. Sie haben innerlich schon halb zugesagt.
Das ist kein Zufall. Das ist Methode.
Wie sich die Praxis hält – und wem sie nutzt
Ein Vertriebsmodell aus dem B2B-Lehrbuch
Ich habe lange darüber nachgedacht, warum sich diese Praxis hält. Die ehrliche Antwort: Sie schützt den Anbieter. Nicht die Einrichtung.
Wer eine Software für die stationäre Jugendhilfe verkauft, weiß, dass die Kostenstellen seiner Kunden eng sind. Pflegesätze, Verhandlungen mit dem Jugendamt, Tarifsteigerungen, Vakanzen. Jeder Euro pro Platz ist ein Euro, den eine Geschäftsführung verteidigen muss.
In dieser Welt ist es bequem, mit einer Liste „ab 200 € monatlich, je nach Konfiguration" zu arbeiten – und die tatsächliche Zahl an die Verhandlung zu binden. Das eröffnet einen Spielraum nach oben und einen nach unten. Das schafft Optionen für Rabatte, Kombi-Pakete, Volumenstaffeln, „Sonderkonditionen für Sie als langjährigen Partner". Das ist Vertrieb, wie man ihn in vielen Branchen findet.
Warum das in der Jugendhilfe besonders stört
Nur: In der Jugendhilfe arbeiten wir mit öffentlichen Mitteln. Mit Pflegesätzen, die kalkuliert und genehmigt werden müssen. Mit Trägern, die Aufsichtsräten und Gremien Rechenschaft schulden. In dieser Welt ist intransparente Preisgestaltung nicht nur unschön – sie ist betriebswirtschaftlich störend.
Wenn ein Verband oder ein freier Träger eine Software-Investition begründen muss, braucht die Geschäftsführung belastbare Zahlen für die Entgeltverhandlung mit dem Jugendamt. Eine Spanne reicht nicht. Eine telefonisch zugesagte „individuelle Konditon" reicht erst recht nicht.
Die Asymmetrie
Eine Einrichtungsleitung, die im Etat plant, braucht Zahlen bevor das Vertriebsgespräch stattfindet. Vor der Sitzung mit dem Träger. Vor der Datenschutz-Abstimmung. Vor der Frage „Können wir uns das leisten?".
Wenn der Preis erst im Verkaufsgespräch fällt, ist es kein Gespräch mehr. Es ist eine Verhandlung mit asymmetrischer Information. Der Anbieter weiß genau, wie viel das Produkt kostet. Sie wissen es nicht. Der Anbieter kann den Preis am Erscheinungsbild Ihrer Einrichtung kalibrieren – an Ihrer Trägergröße, an Ihrer Stadt, an Ihrer Ausstrahlung im Vorgespräch. Sie können nichts kalibrieren.
Das ist keine Augenhöhe. Das ist ein Vertriebsmanöver.
Was ich anders mache
Bei AlltagQuest finden Sie die Preise auf der Website. Heute. Vor dem ersten Telefonat. Ohne dass Sie auch nur Ihre E-Mail-Adresse angeben müssen.
Drei Pakete, ein optionales Zusatzmodul, eine klare Staffel:
| Paket | Preis netto/Monat | Was es enthält |
|---|---|---|
| BASIS | 69 € | Termine, Dienste, Dienstplan, Anträge und Partizipation, Avatare. Der praktische Start für eine einzelne Wohngruppe. |
| ENTWICKLUNG | 99 € | BASIS plus Stimmungstracking, Tagesgespräche, Quests und Zielarbeit nach § 36 SGB VIII. |
| PRO | 129 € | ENTWICKLUNG plus Reports und KPI-Dashboard, Datenexport, Generatoren für Berichts-Vorbereitung. Empfohlen für volle Nutzung. Funktionen im Detail. |
Die Pauschale gilt für bis zu 15 Plätze laut Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII. Über 15 Plätze hinaus gilt eine degressive Staffel: je nach Bundle 4,49 € bis 5,49 € pro zusätzlichem Platz, mit fallendem Pro-Platz-Preis ab 31 und ab 61 Plätzen. Über 100 Plätze gibt es Enterprise-Konditionen, die ich individuell vereinbare.
Das vollständige Modell – inklusive Mandanten-Aufschlag, Setup-Gebühr und Jahresrabatt – können Sie unmittelbar selbst durchrechnen, ohne mit mir zu sprechen, ohne Mailadresse, ohne Lead-Capture: der öffentliche Preisrechner ist seit Mai 2026 online.
Warum diese Höhe?
Marktvergleich
129 € netto pro Monat für eine voll ausgestattete Einrichtung – das wirkt im Marktvergleich niedrig. Vergleichbare Anbieter liegen für vergleichbare Konfigurationen (PRO-äquivalent, bis 15 Plätze) bei 250 € bis 400 € monatlich, mit Setup-Gebühren von 1.500 € bis 3.000 €. Warum gehe ich darunter?
Drei strukturelle Gründe
Erstens: Ich biete keinen Vor-Ort-Service. Schulungen finden remote über Microsoft Teams statt. Das spart mir Reisekosten und Vertriebszeit – diese Ersparnis gebe ich weiter.
Zweitens: Ich bin Solo-Unternehmer. Es gibt bei mir keinen Vertrieb mit Außendienst, keine zwei Marketing-Stellen, keinen Account-Manager mit Provision. Den entsprechenden Personalkostenblock haben meine Wettbewerber. Ich habe ihn nicht. Auch das gebe ich weiter.
Drittens: Ich gewinne aktuell mit der Pilotphase 2026 die ersten 15 Pilotpartner-Einrichtungen, die das System sechs Monate kostenlos nutzen und im Gegenzug an der Funktionsentwicklung mitwirken. Diese Einrichtungen sind für mich wertvoller als ein einzelner früher Premium-Verkauf zum doppelten Preis. Sie geben mir Praxiserfahrung, Belastungstests, Referenzen.
Was ich nicht mache
Was ich nicht mache: Den Preis künstlich niedrig setzen, um später aggressiv zu erhöhen. Das wäre derselbe Trick wie „Preis auf Anfrage", nur zeitverzögert. Die Zahlen, die heute auf der Website stehen, sind die Zahlen, die nach der Pilotphase ab Q4 2026 gelten. Pilotpartner erhalten dauerhaft Sonderkonditionen, die im Pilotvertrag schriftlich festgehalten sind.
Das KI-Modul – optional, transparent, 119 €
Optional steht ein Modul „KI-Werkzeuge" zur Verfügung, das Berichts-Vorbereitungen automatisiert: Entwicklungsberichte, Gruppen-Agenden, Methodenbibliothek. Das Modul kostet 119 € netto pro Monat pauschal pro Träger.
Wichtig dabei – und das ist nicht verhandelbar:
- Die Aktivierung erfolgt nur auf gesonderten schriftlichen Auftrag. Das Modul ist nicht Bestandteil der Standard-Lizenz.
- Vor der ersten Nutzung wird ein ergänzender Datenschutz-Anhang zum Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Dieser dokumentiert, welche KI-Verarbeitungsschritte stattfinden, welche Subdienstleister beteiligt sind und ob ggf. Drittlandtransfers ausgeschlossen werden. Details siehe AGB § 13 und Datenschutz.
- Eingaben werden vor jeder KI-Verarbeitung pseudonymisiert. Klardaten von Jugendlichen oder Sorgeberechtigten verlassen den Server nicht.
- KI-generierte Texte sind Vorlagen, nicht Entscheidungen. Die fachliche Verantwortung bleibt vollständig bei den Mitarbeitenden der Einrichtung. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
- Das Modul kann jederzeit deaktiviert werden, ohne dass die übrige Lizenz berührt ist.
Während der Pilotphase 2026 ist dieses Modul auf den öffentlichen Seiten bewusst nicht beworben. Pilotpartner, die Interesse an einer KI-Erweiterung haben, sprechen mich direkt an – und wir klären die rechtlichen Rahmenbedingungen vor jeder Aktivierung individuell.
Setup, Mehrmandanten, Jahresrabatt
Drei weitere Bausteine, ebenfalls offen kommuniziert:
Setup-Gebühr (einmalig)
99 € netto bis 15 Plätze, 249 € bis 50 Plätze, 499 € bis 100 Plätze. Über 100 Plätze: individuell. Sie deckt Initialeinrichtung, Stammdaten-Import, Erstkonfiguration und die Schulung der Fachkräfte. Während der Pilotphase 2026 entfällt die Setup-Gebühr für Pilotpartner-Einrichtungen vollständig.
Mehrmandanten-Aufschlag
29 € netto pro Monat ab dem zweiten Mandanten. Ein Mandant entspricht einer eigenen Verwaltung mit eigenen Logins und Statistiken. Wenn Sie als Träger mehrere Wohngruppen unter einer Leitung führen, reicht ein Mandant. Erst getrennte Standorte mit jeweils eigener Leitung sprechen für mehrere Mandanten.
Jahresrabatt
10 % auf Bundle, Plätze-Aufschlag, Mandanten-Aufschlag und KI-Add-on bei 12-Monats-Laufzeit, im Voraus zahlbar. Nicht auf die Setup-Gebühr.
Was Sie nicht finden – und warum
Sie finden auf der Website kein Lead-Capture-Formular im Preisrechner. Wer die Preise sehen will, sieht sie. Punkt. Eine Mailadresse einsammeln zu wollen, bevor jemand wissen darf, was etwas kostet, halte ich für ein schlechtes Geschäftsmodell-Signal.
Sie finden auch kein Tracking, das Ihre Berechnungs-Eingaben erfasst. Ich weiß nicht, ob Sie 15 oder 80 Plätze eingegeben haben. Diese Information bleibt in Ihrem Browser. Wenn Sie sich entscheiden, Pilotpartner zu werden, melden Sie sich aktiv über das Bewerbungsformular auf der Startseite – und genau diese Daten verarbeite ich dann auch.
Was die Konsequenz ist
Transparente Preise verändern, wer mit mir spricht. Es melden sich Einrichtungsleitungen, die schon vorab wissen, ob mein Modell zu ihrem Etat passt. Wir verbringen weniger Zeit mit Annäherungsverhandlungen und mehr Zeit damit, ob die fachliche Lösung passt – ob die Module abdecken, was die Einrichtung tatsächlich braucht, ob die Datenschutz-Architektur zur eigenen Datenschutz-Folgenabschätzung passt, ob die Pilotphase im aktuellen Personalsetup machbar ist.
Das ist die Art von Gespräch, die ich führen will. Nicht „kann ich Sie auf 119 € drücken?". Sondern „funktioniert das wirklich für eine Einrichtung wie Ihre?".
Wer sich in diesem Feld behaupten will, muss bereit sein, die eigenen Zahlen sichtbar zu machen – auch wenn das Verhandlungsspielraum kostet.
Transparenz ist keine Marketing-Entscheidung. Sie ist eine Haltung.
Und sie ist die Voraussetzung dafür, dass Einrichtungen, die mit öffentlichen Mitteln arbeiten, ihrer Verantwortung gegenüber Trägern, Aufsicht und letztlich den begleiteten Jugendlichen gerecht werden können.
Konkrete nächste Schritte
- Wenn Sie konkret durchrechnen wollen, was AlltagQuest für Ihre Einrichtung kosten würde, finden Sie den Preisrechner unter alltagquest.de/preise.
- Wenn Sie sich für die Pilotpartnerschaft 2026 interessieren, finden Sie das Bewerbungsformular auf der Startseite. Aktuell sind noch 4 von 15 Plätzen frei.
- Wenn Sie zunächst sehen wollen, wie das Werkzeug funktioniert, gibt es eine offene Screenshot-Galerie und einen Demo-Zugang ohne Registrierung.
- Bei Fragen erreichen Sie mich direkt unter kontakt@alltagquest.de oder telefonisch unter 0461 – 406 807 85.