AlltagQuest – Gebrauchsanleitung
Digitales Hilfeplan-Monitoring & Partizipation
für die stationäre Kinder- und Jugendhilfe
Version 1.0 · Stand: 09.03.2026 · © Frank M. Schaefer
1 Einführung & Systemanforderungen
Was ist AlltagQuest?
AlltagQuest ist eine browserbasierte App (Progressive Web App) für Einrichtungen der stationären Kinder- und Jugendhilfe. Sie verbindet pädagogische Zielarbeit mit digitaler Dokumentation und ermöglicht:
- Hilfeplan-Monitoring – Abstrakte Hilfeplanziele in messbare Alltagsaufgaben übersetzen
- Partizipation – Jugendliche werden aktive Gestalter ihrer Ziele (gem. § 8 SGB VIII)
- Stimmungstracking – Tägliche Selbsteinschätzung für frühzeitige Krisenerkennung
- Digitale Tagesdokumentation – Strukturierte Gesprächsdokumentation mit Vorlagen
- KI-gestützte Berichte – Entwicklungsberichte nach § 36 SGB VIII per Knopfdruck
Systemanforderungen
| Komponente | Anforderung |
|---|
| Browser | Chrome, Firefox, Safari oder Edge (aktuelle Version) |
| Gerät | Smartphone, Tablet oder PC – kein App-Download nötig |
| Internet | Internetverbindung erforderlich (Offline-Modus für Dashboard) |
| Betriebssystem | iOS 14+, Android 8+, Windows 10+, macOS 11+ |
AlltagQuest kann als App auf dem Homescreen installiert werden. Öffnen Sie die Seite im Browser und wählen Sie „Zum Startbildschirm hinzufügen“.
2 Erste Schritte & Einrichtung
2.1 Zugang erhalten
- Besuchen Sie alltagquest.de und füllen Sie das Kontaktformular aus.
- Sie erhalten eine Willkommens-E-Mail mit Ihren Zugangsdaten.
- Loggen Sie sich unter app.alltagquest.de ein.
2.2 Einrichtung konfigurieren
- Einstellungen öffnen – Klicken Sie im Menü auf „Einstellungen“.
- Stammdaten – Name der Einrichtung, Adresse, Logo hochladen.
- Gruppen anlegen – Erstellen Sie Wohngruppen (z.B. „Gruppe 1“, „Außenwohngruppe“).
- Betreuer anlegen – Unter „Benutzer“ Fachkräfte mit Rolle „Betreuer“ hinzufügen.
2.3 Jugendliche aufnehmen
- Öffnen Sie „Jugendliche“ im Menü.
- Klicken Sie auf „Neuer Jugendlicher“.
- Füllen Sie Vorname, Nachname und Geburtsdatum aus.
- Weisen Sie den Jugendlichen einer Gruppe und einem Bezugsbetreuer zu.
- Das System erstellt automatisch einen Login-Account für den Jugendlichen.
2.4 Registrierungslink für Jugendliche
Jugendliche setzen ihr Passwort selbst über einen sicheren Registrierungslink:
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü (⋮) beim jeweiligen Jugendlichen.
- Wählen Sie „Registrierungslink“.
- Der Link wird angezeigt und kann kopiert oder per Messenger/E-Mail geteilt werden.
- Der Jugendliche öffnet den Link, wählt ein Passwort und kann sich sofort einloggen.
Der Registrierungslink ist 7 Tage gültig und kryptographisch signiert. Er kann jederzeit neu generiert werden.
3 Rollen & Berechtigungen
| Rolle | Zugriff | Typische Nutzer |
|---|
| Einrichtungsleitung |
Verwaltung aller Daten der eigenen Einrichtung, Benutzer, Einstellungen, Rechnungen |
Päd. Leitung, Einrichtungsleiter |
| Betreuer |
Zugriff auf zugewiesene Jugendliche: Tagesgespräche, Quests, Stimmung, Berichte |
Erzieher, Sozialpädagogen |
| Jugendlicher |
Nur eigene Daten: Stimmung eintragen, Quests bearbeiten, Anträge stellen |
Bewohner der Einrichtung |
Jede Einrichtung sieht ausschließlich ihre eigenen Daten. Eine einrichtungsübergreifende Einsicht ist technisch ausgeschlossen (Multi-Tenancy).
4 Die Jugendlichen-App
Die App läuft im Browser und kann auf dem Homescreen installiert werden. Alle Funktionen sind für Smartphones optimiert.
4.1 Dashboard
Nach dem Login sieht der Jugendliche sein persönliches Dashboard mit:
- Meine Ämter – Aktuelle Dienste dieser Woche mit Abhak-Funktion
- Routinen – Tägliche Gewohnheiten mit Fortschrittsring
- Nächste Termine – Die kommenden 48 Stunden auf einen Blick
- Schnellzugriffe – Links zu Stimmung, Zielen, Anträgen
4.2 Stimmungs-Check
Einmal täglich kann der Jugendliche seine Stimmung auf einer Skala von 1 bis 5 bewerten:
| Wert | Bedeutung | Symbol |
|---|
| 1 | Sehr schlecht | 😞 |
| 2 | Schlecht | 🙁 |
| 3 | Neutral | 😐 |
| 4 | Gut | 🙂 |
| 5 | Sehr gut | 😄 |
Optional kann eine kurze Notiz ergänzt werden. Der Verlauf der letzten 7 Tage wird als Grafik angezeigt.
Betreuer sehen Stimmungstrends und werden bei anhaltend niedrigen Werten automatisch aufmerksam gemacht.
4.3 Ziele & Quests
Quests sind konkrete Aufgaben, die aus Hilfeplanzielen abgeleitet werden:
- Vorgeschlagen – Betreuer oder Jugendlicher schlägt ein Ziel vor
- Genehmigt – Betreuer gibt das Ziel frei
- In Arbeit – Jugendlicher arbeitet an Teilschritten
- Abgeschlossen – Ziel erreicht → erscheint in der „Hall of Fame“
Jedes Quest kann Teilschritte haben, die einzeln abgehakt werden. Der Fortschritt wird visuell dargestellt.
4.4 Routinen
Routinen sind täglich wiederkehrende Gewohnheiten (z.B. „Zimmer aufräumen“, „Schulaufgaben machen“). Sie werden als Checkliste angezeigt. Ein Fortschrittsring zeigt, wie viele Routinen heute bereits erledigt sind.
4.5 Termine
Alle für den Jugendlichen relevanten Termine werden in einer Übersicht angezeigt:
- Arzttermine, Schultermine, Behördengänge
- Hilfeplangespräche (HPG)
- Gruppenaktivitäten
Termine werden vom Betreuer oder der Leitung eingetragen.
4.6 Dienste & Ämter
Der wöchentliche Dienstplan zeigt, wer welche Aufgaben hat (z.B. Küchendienst, Müll rausbringen). Jugendliche können ihre Dienste als erledigt abhaken. Die Rotation erfolgt automatisch.
4.7 Anträge & Partizipation
Jugendliche können drei Arten von Anträgen stellen:
| Typ | Beschreibung | Beispiel |
|---|
| Wunsch | Persönliches Anliegen | „Ich möchte abends länger aufbleiben.“ |
| Beschwerde | Problem ansprechen | „Das WLAN im Zimmer funktioniert nicht.“ |
| Antrag | Formeller Antrag | „Ich beantrage ein Wochenend-Ausgang.“ |
Anträge können an den Bezugsbetreuer oder an das Gremium (Gruppenbesprechung) gerichtet werden. Der Status ist für den Jugendlichen jederzeit einsehbar.
4.8 Tagesgespräche (Einsicht)
Wenn freigeschaltet, können Jugendliche ihre dokumentierten Tagesgespräche einsehen. Optional kann der Zugang mit einem PIN geschützt werden.
5 Das Fachkräfte-Backend
5.1 Dashboard
Das Dashboard zeigt auf einen Blick:
- Aktive Jugendliche – Anzahl und Übersicht
- Offene Anträge – Neue Wünsche und Beschwerden
- Stimmungstrends – Auffällige Werte
- Letzte Aktivitäten – Live-Feed der neuesten Einträge
- Ihr Paket – Aktueller Vertragsstatus und Kosten
5.2 Jugendliche verwalten
Unter „Jugendliche“ sehen Sie alle Bewohner Ihrer Einrichtung.
Funktionen pro Jugendlichem:
- Bearbeiten – Stammdaten, Gruppe, Bezugsbetreuer ändern
- Registrierungslink – Sicheren Link zur Passwort-Vergabe generieren
- QR-Code – Schnellzugriff per QR
- App-Vorschau – Sehen, was der Jugendliche sieht
- Sperren/Entsperren – Zugang temporär sperren
- Aktivieren/Deaktivieren – Bei Aus-/Einzug
Jugendliche können auch per CSV-Datei importiert werden (Massenimport).
5.3 Tagesgespräche dokumentieren
Die strukturierte Tagesgesprächsdokumentation ist das Herzstück für Fachkräfte:
- Jugendlichen auswählen
- Geprächsvorlage wählen (frei konfigurierbar)
- Felder ausfüllen: Schlaf, Tagesbewertung, Schulbesuch, Besonderheiten, Freitext
- Speichern – Das Gespräch fließt in alle Auswertungen ein
Vorlagen können unter „Vorlagen“ erstellt und angepasst werden (Freitext, Ja/Nein, Dropdown-Felder).
5.4 Quests & Ziele verwalten
Betreuer erstellen und verwalten Quests für ihre Jugendlichen:
- Neue Quests erstellen mit Titel, Beschreibung und Deadline
- Teilschritte definieren und sortieren
- Von Jugendlichen vorgeschlagene Quests genehmigen oder ablehnen
- Fortschritt überwachen und kommentieren
5.5 Stimmungsbild & Monitoring
Das Stimmungsmodul bietet drei Ansichten:
- Einzelansicht – Stimmungsverlauf eines Jugendlichen über 7–90 Tage
- Gruppenübersicht – Alle Jugendlichen einer Gruppe im Vergleich
- Detailansicht – Einzelne Einträge mit Notizen und Krisenmarkern
Das System erkennt automatisch Abwärtstrends und markiert kritische Werte (≤ 1).
5.6 Dienstplan & Rotation
- Ämter definieren (z.B. Küchendienst, Badreinigung)
- Jugendliche den Ämtern zuweisen
- Die wöchentliche Rotation berechnet sich automatisch
- Jugendliche haken erledigte Dienste in ihrer App ab
- Sie sehen in der Wochenübersicht, wer seine Pflichten erfüllt hat
5.7 Termine verwalten
Erstellen Sie Termine für einzelne Jugendliche oder ganze Gruppen:
- Termintypen: Arzt, Schule, HPG, Behörde, Freizeit, Sonstiges
- Ort und Begleitperson angeben
- Automatische Erinnerungen (Push-Benachrichtigungen)
5.8 Anträge bearbeiten
Eingehende Anträge von Jugendlichen bearbeiten Sie unter „Anträge“:
- Status ändern: Neu → In Beratung → Genehmigt / Abgelehnt
- Interne Notizen für das Team hinzufügen
- Begründung bei Ablehnung hinterlegen (für den Jugendlichen sichtbar)
Die transparente Bearbeitung von Anträgen ist ein Kernbestandteil der Partizipation nach § 8 SGB VIII und relevant für die Heimaufsicht.
5.9 Berichte & Auswertungen
Im Bereich „Berichte“ finden Sie:
- KPI-Dashboard – Stimmung, Quest-Abschlussquote, Routinen-Compliance
- Zeitraumfilter – 7, 14, 30, 90, 180 oder 365 Tage
- Gruppen-/Einzelfilter – Nach Jugendlichem oder Gruppe
- CSV-Export – Für eigene Auswertungen in Excel
5.10 Benutzer verwalten
Unter „Benutzer“ verwalten Sie alle Accounts Ihrer Einrichtung:
- Neue Betreuer anlegen (Benutzername, E-Mail, Passwort)
- Passwörter zurücksetzen
- Rollen zuweisen (Admin, Betreuer)
- Accounts deaktivieren (z.B. bei Personalwechsel)
5.11 Benachrichtigungen
Konfigurieren Sie Push-Benachrichtigungen für:
- Terminerinnerungen (z.B. 2 Stunden vorher)
- Neue Anträge von Jugendlichen
- Stimmungs-Reminders (abends)
- Quest-Deadlines
- Team-Zusammenfassungen (morgens)
6 KI-Werkzeuge
Die KI-Werkzeuge generieren aus Ihren dokumentierten Alltagsdaten professionelle Berichte – in Sekunden statt Stunden.
6.1 Entwicklungsbericht (Hilfeplan-Generator)
Erstellt einen umfassenden Entwicklungsbericht nach § 36 SGB VIII:
- Jugendlichen und Zeitraum wählen
- Das System sammelt automatisch alle relevanten Daten:
- Stimmungsverlauf (Durchschnitt, Trends, Krisen)
- Quest-Fortschritte und abgeschlossene Ziele
- Tagesgesprächs-Auszüge
- Routinen-Compliance
- Besondere Vorkommnisse
- Die KI formuliert daraus einen fachlichen Entwurf
- Sie prüfen, bearbeiten und finalisieren den Text
KI-generierte Berichte sind immer Entwürfe, die von Fachkräften geprüft und freigegeben werden müssen. Die pädagogische Verantwortung bleibt beim Ersteller.
6.2 Gruppenbesprechungs-Agenda
Generiert automatisch eine Tagesordnung für die nächste Gruppenbesprechung:
- Offene Anträge und Wünsche der Jugendlichen
- Quests in Prüfung
- Zeitliche Gewichtung der Punkte
- Druckfertige Ausgabe (PDF)
6.3 Methodenbibliothek
Basierend auf Verlaufsdaten werden pädagogische Interventionsvorschläge angeboten. (In Entwicklung)
7 Module & Pakete
7.1 Verfügbare Pakete
| Paket | Enthaltene Module | Preis (netto/Monat) |
|---|
| CARE | Termine, Dienste/Dienstplan, Anträge/Partizipation | 69 € |
| DEVELOPMENT | Stimmungstracking, Tagesgespräche, Quests/Ziele | 99 € |
| KI-WERKZEUGE | KI-Entwicklungsberichte, Gruppen-Agenda, Methodenbibliothek | 150 € |
| ENGAGEMENT | Avatare, Themes (Personalisierung) | 19 € |
Zusätzlich: Einmalige Setup-Gebühr von 99 € netto. Alle Preise zzgl. 19 % MwSt.
7.2 Basis-System (immer enthalten)
Unabhängig vom gewählten Paket erhalten Sie immer:
- Jugendlichen-Verwaltung mit Gruppenstruktur
- Benutzer-Verwaltung mit Rollenkonzept
- Dashboard für Fachkräfte und Jugendliche
- Einrichtungs-Einstellungen
- PWA (Progressive Web App) mit Offline-Modus
7.3 Testzeitraum
Neue Kunden erhalten einen 14-tägigen kostenlosen Testzeitraum mit Zugang zu allen Modulen. Nach Ablauf:
- Module werden automatisch deaktiviert
- Sie erhalten 4 Tage vorher eine Erinnerung
- Ihre Daten bleiben erhalten
- Nach Buchung eines Pakets werden die Module sofort wieder freigeschaltet
7.4 Modul-Status
| Status | Bedeutung |
|---|
| Aktiv | Modul ist freigeschaltet und nutzbar |
| Trial | Modul ist im Testzeitraum aktiv (mit Badge) |
| Gesperrt | Testzeitraum abgelaufen – Buchung erforderlich |
| Nicht gebucht | Modul ist nicht im aktuellen Paket enthalten |
8 Datenschutz & Sicherheit
8.1 DSGVO-Konformität
- Hosting in Deutschland – Alle Daten auf Servern der IONOS SE in Deutschland
- Keine US-Cloud-Dienste – Kein Google Analytics, kein Meta-Pixel, keine Dritt-Cookies
- Verschlüsselung – TLS-verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS)
- Passwörter – Bcrypt-Hashing (nicht im Klartext gespeichert)
- AVV – Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO auf Anfrage
- TOMs – Technisch-organisatorische Maßnahmen dokumentiert
8.2 Zugriffskontrolle
- Mandantentrennung – Jede Einrichtung sieht nur ihre eigenen Daten
- Rollenbasiert – Jugendliche sehen nur ihre eigenen Daten
- Session-basiert – Automatischer Logout nach Inaktivität
- Brute-Force-Schutz – Nach 5 Fehlversuchen wird der Login für 15 Minuten gesperrt
8.3 Erhöhter Schutz für Minderjährige
Als Anwendung für Minderjährige gelten erhöhte Schutzanforderungen gem. Art. 8 DSGVO:
- Minimale Datenerhebung (nur pädagogisch relevante Daten)
- Kein Tracking, keine Werbung, keine Profil-Erstellung für Dritte
- Löschung aller Daten bei Beendigung der Maßnahme auf Anfrage
- PIN-Schutz für sensible Bereiche (Tagesgespräche)
9 Häufige Fragen
Brauche ich eine App aus dem App Store?
Nein. AlltagQuest läuft direkt im Browser. Sie können die Seite aber wie eine App auf dem Homescreen speichern („Zum Startbildschirm hinzufügen“).
Was passiert bei Internetausfall?
Das Dashboard ist offline verfügbar (6 Stunden Cache). Für neue Einträge (Stimmung, Quests) ist eine Internetverbindung erforderlich.
Kann ein Jugendlicher seine eigenen Daten löschen?
Nein. Jugendliche können Daten eingeben (Stimmung, Quests), aber nicht löschen. Die Datenverwaltung liegt bei den Fachkräften.
Wie viele Jugendliche kann ich anlegen?
Im Basis-System bis zu 15 aktive Jugendliche. Zusätzliche Jugendliche können hinzugebucht werden.
Kann ich das System mit anderen Programmen verbinden?
AlltagQuest bietet CSV-Export für alle relevanten Daten. Eine direkte Schnittstelle zu Dritt-Software ist aktuell nicht vorgesehen, kann aber auf Anfrage besprochen werden.
Wie lang ist die Vertragslaufzeit?
AlltagQuest ist monatlich kündbar mit 30 Tagen Frist zum Monatsende.
Was passiert mit meinen Daten nach Kündigung?
Nach Kündigung haben Sie 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren. Danach werden alle Daten vollständig gelöscht.
Wer hat Zugriff auf die Daten meiner Einrichtung?
Nur berechtigte Nutzer Ihrer Einrichtung. Der Systembetreiber hat technischen Zugriff für Wartung und Support, aber keinen inhaltlichen Zugriff auf pädagogische Daten ohne Ihre ausdrückliche Freigabe.
10 Support & Kontakt
| Kanal | Details |
|---|
| E-Mail | support@alltagquest.de |
| Telefon | 0151 – 594 248 81 |
| Website | alltagquest.de |
| Erreichbarkeit | Mo–Fr, 9:00–17:00 Uhr |
© 2026 Frank M. Schaefer – Soziale & Digitale Dienstleistungen
AlltagQuest · Gebrauchsanleitung v1.0 · Stand: 09.03.2026